Архивное хранение данных

Архивное хранение данных необходимо для наиболее эффективного ведения делопроизводства. Существуют специальные архивные учреждения со штатом квалифицированных архивистов. Профильные сотрудники занимаются обработкой документов для кадровых и медицинских служб, банков, нотариальных контор, бухгалтерий, технического и общего характера, вплоть до содержащих тайны, с различными грифами.

Весь материал подлежит постоянному, временному, долгосрочному или истекшему срокам хранения. Оснащенная новейшим оборудованием, архивная компания освобождает клиентов от рутинных мероприятий, связанных с архивацией.

Цель деятельности архивных компаний

Архивные услуги в Москве и Санкт-Петербурге заключаются в передаче компании на хранение и последующего обслуживания различной документации, в составе которой трудятся профессиональные кадры, использующие передовую технику. Подобные мероприятия закреплены в особом гражданско-правовом договоре.

Их назначение – приведение в порядок бумажных документов, создание электронных дубликатов, включая сканирование, а также гарантированное сохранение и выдача нужных сведений по первому требованию клиента. Основной перечень работ:

• Экспертиза ценности бумаг.
• Ликвидация документов с составлением соответствующих актов.
• Внедрение современной системы документооборота.
• Составление номенклатуры, дел и описей.
• Депозитарное хранение важной информации для бизнеса, не обладающего собственным архивом или помещением под его размещение.
• Разного рода переплетные работы.
• Консультации по вопросам, касающихся обеспечения сохранности.
• В случае надобности выезд архивиста по запросу частного лица.
• Управление всей деловой документацией фирмы.
• Указание длительности содержания временного архива.
• Взятие на хранение бумаг, подлежащих уничтожению.
• Опись, сортировка и упаковка документов.
• Списание архивов дел, сдача их в утиль и вывоз макулатуры.

Если создать архивное хранение данных в электронном виде, то это сократит загрузку персонала, сделает возможным отслеживать запросы сотрудников с предоставленным правом доступа. Архивная база намного уменьшит объем хранящихся папок с бумагами. Поиск и выдача документа происходит в ускоренном режиме. Доставка отсканированного образца на e-mail занимает не более 5 минут, а бумажный оригинал можно получить в день обращения.

Безопасность архивного хранения данных

Архивная компания «БизАрхив» гарантирует абсолютную сохранность переданных в ее распоряжение бумаг. За весь период существования не имеется ни одного случая пропажи, утери или несанкционированного изъятия документов. Все они располагаются в безличных, маркированных штрих-кодом, коробах, благодаря чему нельзя визуально установить владельца содержимого.

В некоторых случаях используются опечатанные ячейки или ограниченные площади архивохранилища. Каким бы не был способ хранения, представители клиентов не смогут попасть в помещение, а только отдельные сотрудники компании. Ввиду наличия системы пожаротушения и видеонаблюдения, соответствующих международным нормам и, применяемых в банковской сфере, совершенно исключено какое-либо повреждение документов.

Понятие оперативного хранения документации

Чтобы сохранить и в дальнейшем использовать разные деловые бумаги с момента их заведения до передачи в архивную службу, существует оперативное хранение документов . Вся поступающая в фирму документация систематизируется. В процессе работы к ней нужно получить быстрый доступ. Так компания может успешно справляться с поставленными задачами. За целостность документов отвечает руководитель соответствующего подразделения. Своим приказом он может возложить эту обязанность на кого-либо из подчиненных.